Документация

Инструкция АСФ

Полное руководство по использованию
Административная панель Управляющей Компании

Административная панель Управляющей компании — рабочее пространство, которое предназначено для структуризации всех партнёров, управления платежами, финансовыми показателями, соответствующими сущностями, системой лояльности, базой знаний и обучающими материалами.

Включает в себя следующие функциональные блоки:

  • Пользователи
  • Партнёры
  • Договоры
  • Заведения
  • Магазины
  • Новости
  • Мероприятия
  • Анонсы событий
  • Права доступа
  • База знаний
  • Платежи
  • Отзывы
  • Кешбэк
  • Процессы
  • Обучающие материалы
  • Гости
  • Модерация пушей
  • Контракты
  • Магазин
  • Дубликаты транзакций
  • Изменение версий
  • Техническая поддержка
  • Справочник

Блок «Пользователи»

Все пользователи создаются из административной панели управляющей компании посредством выдачи доступа на уникальный идентификатор пользователя — его номер телефона.
Типы пользователей:

  • Франчайзи
  • Гость
  • Сотрудник
  • Администратор

Реализована выдача прав доступа по каждому типу сотрудника:

  • Администратор системы (максимально полный доступ)
  • Менеджер по продажам
  • Менеджер по сопровождению
  • Юрист
  • Директор Управляющей Компании
  • Маркетолог
  • Главный кальянщик (человек, ответственный за определённую группу федеральных контрактов)
  • Шеф-бармен (человек, ответственный за определённую группу федеральных контрактов)
  • Менеджер по подбору помещений
  • Аккаунт-менеджер
  • Директор по продажам
  • Тестовый вход (демоверсия системы)
  • Только администратор может назначать пользователям роли.
  • Администратор устанавливает доступы на просмотр/изменение полей договора и заведения.
Блок «Партнёры»

  • В данном блоке отображаются все партнёры (франчайзи) компании.
  • Партнёрский профиль создаётся через карточку пользователя.
Карточка партнёра:

  • отображает всю личную информацию о партнёре;
  • информацию о заключённых договорах;
  • информацию о заведениях и их статусах;
  • информацию о магазинах (заведениях иного типа) и их статусах;
  • информацию о % роялти и маркетингового сбора партнёра.
Блок «Договоры»

Данный блок предназначен для внесения, отображения и поиска договоров, заключённых между УК и франчайзи.

Договор — соглашение между собой двух или более сторон (субъектов) по какому-либо вопросу с целью установления, изменения или прекращения правовых отношений.
Блок «Заведения»

Данный блок предназначен для внесения, отображения и поиска всех заведений.

Под заведением в системе понимается объект, ведущий зрелищно-развлекательную деятельность.

Отражает следующую информацию о заведениях:

  • Основная информация (название, адрес, телефон, формат, дата открытия и др.)
  • Услуги (услуги, которые доступны в заведении: вечеринки, своя кухня, парковка и др.)
  • IT (статус подключения заведения к приложению и общему сайту сети)
  • Контракты (показывает статус подключения заведения к федеральным контрактам)
  • Соцсети (VK, Instagram)
  • Оплата (список и статус оплат от партнёра, % роялти и маркетингового сбора)
  • История (даты вносимых изменений в карточку заведения)
  • Система учёта (статус интеграции системы учёта, используемой в заведении). Синхронизирует данные с административной панелью УК, административной панелью франчайзи и приложением.
  • Гости (список гостей, интегрированных в систему учёта партнёра)

Блок «Магазины»

Данный блок предназначен для внесения, отображения и поиска всех магазинов.

Под магазином в системе понимается объект, ведущий деятельность по продаже чего-либо.

Отражает следующую информацию:

  • Основная информация (название, адрес, телефон, формат, дата открытия и др.)
  • IT (статус подключения магазина к общему сайту сети)
  • Контракты (показывает статус подключения магазина к федеральным контрактам)
  • Соцсети (VK, Instagram)
  • Оплата (список и статус оплат от партнёра)
  • История (даты вносимых изменений в карточку магазина)

Блок «Новости»

В разделе «Новости» можно публиковать новости, события и мероприятия компании и заведений. Опубликованные новости можно увидеть как в приложении, так и на сайте компании.
Блок «Мероприятия»

В разделе «Мероприятия» можно публиковать события и мероприятия только заведения. Опубликованные мероприятия можно увидеть как в приложении, так и на сайте компании на страничке конкретного заведения.

Раздел похож на раздел «Новости», однако направлен он только на заведения и их мероприятия.

Отличительная особенность данного раздела — обязательно должна быть отмечена дата мероприятия.
Блок «Анонсы событий»

В данном разделе собирается база визуалов и креативов, созданных управляющей компанией для общего пользования.

Например: афиши трансляций спортивных событий, баннеры для праздников, анимированные афиши.

Блок «Права доступа»

В блоке «Права доступа» предоставлена возможность создавать и редактировать права доступа и роли всех пользователей системы. Группы доступа разделены на возможность просмотра с редактированием и возможность просмотра без редактирования.

В каждую роль уже добавлены определённые права доступа. Администратор системы может отредактировать информацию (расширить или, наоборот, убрать какие-то права доступа) по каждой роли.
Блок «База знаний»

В блоке «База знаний» находятся все материалы, необходимые для открытия и развития заведения:

  • BusinessBook
  • BrandBook
  • Технологические карты кальянов, чаёв и др. позиций меню
  • Правовая документация
  • Креативы для поиска персонала в заведение
  • Инструкции по работе с различными сервисами

Весь блок полностью редактируемый — можно редактировать / удалять / расширять разделы. Также есть возможность добавлять прикрепляемые файлы, делать скрытые ссылки, предусмотрена возможность вставок картинок в текст.

Блок «Платежи»

В данном блоке отображаются все периодические платежи от партнёров.

Позволяет вести учёт всех платежей:

  • по заведениям
  • по месяцам
  • по типам платежа

Блок «Отзывы»

Данный функциональный блок предназначен для модерации отзывов о заведении, которые поступают из мобильного приложения или сайта.

Блок «Кешбэк»

Система лояльности является накопительной. При установке приложения назначается 3% кешбэка.

Для каждого заведения реализована функция установки индивидуальных кешбэков с целью повышения лояльности гостей.

Блок «Процессы»

Данный блок позволяет создавать любой процесс, начатый в вашей компании. Даёт возможность ранжировать партнёров, договоры, заведения, магазины по этапам процессов.

Блок «Обучающие материалы»

В разделе «Обучающие материалы» находится вся актуальная информация от управляющей компании:

  • Вебинары
  • Полезные мастер-классы
  • Стратегия компании
  • Как работать в новых условиях и многое другое
Блок «Гости»

Гости — это все клиенты, которые скачали мобильное приложение и пользовались системой лояльности в заведениях.

Гости попадают в базу автоматически, как только установили приложение.

УК видит количество гостей и может выстраивать различные статистики. Может создавать различные маркетинговые акции под определённые сегменты, настраивать таргетированную рекламу, делать look-alike.

Блок «Модерация пушей»

В приложении есть функция push-уведомлений. С их помощью заведения могут информировать своих гостей из гостевой базы об акциях и событиях. Push-уведомления всплывают на экране мобильного телефона.

Партнёр создаёт push-уведомление с максимально подробной, но краткой информацией об акции. Для того чтобы всё было в едином стиле, а также чтобы минимизировать лексические и грамматические ошибки, уведомления должны проходить модерацию УК. Именно для этого и создан раздел.

Блок «Магазин»

В данном блоке представлена возможность интеграции магазина / продавца / поставщика услуг с возможностью формирования интернет-магазина. В административной панели УК будет возможность добавления / удаления / редактирования позиций, установка размерной сетки. Также возможна ранжировка заведений по группам скидки.

В административной панели УК реализован функционал получения и обработки заказов.

Блок «Дубликаты транзакций»

В данном блоке возможно отслеживание дубликатов транзакций приложения программы лояльности в каждом конкретном заведении. В случае, если в заведении в течение 12 часов на одного и того же пользователя приложения программы лояльности будет произведено неоднократное начисление бонусных баллов (подозрительная операция — возможно, сотрудники копят баллы себе), в данном блоке появится уведомление.

Блок «Изменение версий»

В данный блок попадают на утверждение / отказ все изменения в информации заведения / магазина, которые франчайзи вносит самостоятельно через блок «Мои заведения» в Административной панели франчайзи.

Также в этот блок попадают новости заведения / магазина, которые франчайзи размещают самостоятельно в блоке «Мои новости и события» в Административной панели франчайзи.

Блок «Контракты»

Этот функциональный блок предназначен для размещения федеральных контрактов, которые позволяют партнёрам сэкономить на различных закупках. В этот блок попадают заявки от партнёров на подключение контрактов.

Блок «Тех. поддержка»

В данном разделе партнёры могут общаться с управляющей компанией: задавать волнующие вопросы и сообщать об ошибках системы.

Блок «Справочник»

В данном блоке находится (с возможностью редактирования) следующая информация:

  • Исключение номеров
  • Бан номеров
  • Станции метро
  • Меню
  • Описание контрактов — описание контрактов из раздела «Контракты» Административной панели франчайзи, с возможностью добавления / удаления.

Данная информация размещается разработчиками, с возможностью дальнейшего редактирования сотрудниками УК. Данный блок обеспечивает корректное отображение адресов заведений / магазинов на сайте и в мобильном приложении.

Административная панель франчайзи

Система франчайзи — это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов взаимодействия УК и партнёров, а также для хранения всей необходимой информации для обеспечения бесперебойной работы заведений. В качестве дополнительной опции, обеспечивающей больший комфорт использования ресурса, предусмотрена смена темы оформления «День» / «Ночь».

Доступ в систему франчайзи предоставляется по номеру телефона партнёра.

Блок «Dashboard»

Данный блок предназначен для отображения статистики вашего заведения.
Здесь отслеживаются следующие показатели:

  • Выручка
  • Средний чек
  • Бронирования
  • Количество гостей

Данные импортируются из Административной панели УК из раздела «Заведения».

Блок «Мои заведения»

Данный блок предназначен для просмотра информации о заведении, а также для внесения изменений о заведении на сайте и в приложении.
Блок «Бронирование»

Данный блок предназначен для отслеживания броней, которые были совершены гостями через приложение.

Данная вкладка даёт возможность просматривать только бронирования из приложения.
Доступная информация:

  1. Имя гостя
  2. Телефон
  3. Количество гостей
  4. Дата бронирования
  5. Статус
  6. Количество бронирований за месяц
В данном блоке можно настроить получение броней через телеграм-бот, а также создавать брони из административной панели франчайзи — нажав на кнопку «Добавить бронь».

Блок «Мои новости и события»

Данный блок позволяет вам публиковать новости, события и мероприятия в приложении.
Для создания новости / мероприятия необходимо нажать на кнопку «Добавить новость» в соответствующем разделе. После этого появится страница для заполнения по мероприятию / новости.
После заполнения всех необходимых пунктов необходимо нажать на кнопку «Создать новость». После прохождения модерации сотрудниками УК новость будет опубликована.

Блок «Федеральные новости и новости УК»
Данный блок доступен только для просмотра и включает в себя два раздела.

  1. Федеральные новости. Данные новости попадают в приложение. Чаще всего это новости — поздравления с праздниками, события и т. п.
  1. Новости УК. Данный раздел создан исключительно для партнёров и отражает новости УК. Это могут быть изменения в Базе знаний, приглашения на слёт партнёров и др.
Блок «Гости»

Данный блок предназначен для отображения использования бонусной системы гостями.
В приложении реализован функционал отслеживания повторных транзакций. Сделано это для того, чтобы, например, сотрудник не мог весь день копить баллы для себя (прикрепляя к столу свой номер телефона).

В случае, если в течение 12 часов у одного и того же номера телефона будет зафиксирована транзакция в одном и том же заведении, вы получите уведомление — оно отобразится во вкладке «Гости» в самом верху.

Блок «База знаний»

В данном блоке содержится вся информация КИП и дополнительная информация, предназначенная для организации работы в заведении. Всю необходимую информацию по открытию, запуску и работе заведения можно найти в соответствующих разделах данного блока. Многие документы загружаются в редактируемых форматах. Также реализована поисковая строка.
Информация распределена по тематическим блокам, таким как:

  1. BusinessBook — пошаговый план открытия и организации работы в заведении на старте
  2. Brandbook — фирменный стиль «Мята»
  3. Инструкции по работе с системой франчайзи и приложением — правовая документация
  4. Работа с сервисом «Яндекс Карты»
  5. Рекламные материалы
  6. Дизайн и ремонт — типовые дизайн-проекты
  7. Основы работы с IIKO
  8. Работа с сервисом 2ГИС
  9. Работа с сервисом ОККО
  10. Работа с сервисом «Поинтер»
  11. Отчёты о работе УК
  12. Шаблоны сезонных меню
  13. Стандарты и регламенты работы
  14. Результаты исследований аудитории

Блок «Обучение»

В данном блоке содержатся обучающие видео и вебинары. Данные видеоматериалы представляют собой записи очных вебинаров, а также записи специализированных обучений, подготовленных специально для заведений / магазинов сети. Реализован функционал поисковой строки — для удобства франчайзи.
Блок «Контракты»

В данном блоке отображены все сетевые поставщики и условия работы с ними. Контракты распределены на соответствующие разделы. Для просмотра контракта кликните по нему мышкой. В случае заинтересованности в подключении необходимо нажать на кнопку «Активировать» — заявка попадает в блок «Контракты» Административной панели УК и далее обрабатывается сотрудниками УК. В случае успешного подключения контракта статус изменится на «Активен».
Блок «Документация»

Данный блок содержит информацию о заключённых договорах с УК. В данном блоке находятся скан-версии подписанных договоров / актов / проч.
При необходимости франчайзи может самостоятельно загрузить подписанные документы в системе, нажав на кнопку «Загрузить документ». В данном блоке также представлена возможность обмена корреспонденцией.

При загрузке документа необходимо выбрать его тип из выпадающего списка «Тип документа», задать название и перетащить документ в поле «Добавить документ». Далее нажать на кнопку «Загрузить документ».
Блок «Оплата»

Данный блок предназначен для оплаты роялти и маркетингового сбора. Вам необходимо зайти в месяц, который планируете оплатить (будет активна кнопка «Оплатить»).
В специальном поле необходимо ввести сумму выручки за прошлый месяц. Далее система автоматически рассчитает сумму роялти и маркетингового сбора.
По оплаченным периодам предусмотрена возможность выгрузки актов — необходимо зайти в оплаченный период (вместо кнопки «Оплатить» будет кнопка «Просмотр») и далее нажать на кнопку «Сформировать акт».
Блок «Поддержка»

Данный блок предназначен для оперативного взаимодействия УК и партнёров.
В данном разделе можно оставить обращение (с приложением файлов), которое будет обработано сотрудниками УК.

Также реализована возможность настройки телеграм-бота УК для получения уведомлений о новостях и событиях — необходимо нажать на кнопку «Добавить подключение», присвоить имя данному подключению, далее скопировать ссылку и перейти по ней; в Телеграме откроется бот УК, и нужно будет нажать start.

Блок «Магазин»

Данный блок предназначен для заказа продукции от сетевых поставщиков и производителей формы. В данном разделе есть возможность добавления описания компании / продукции. Также реализован полноценный интернет-магазин с формированием корзины и заказа. Добавлена кнопка «Связь с производством».
Мобильное приложение

Мобильное приложение программы лояльности — это многофункциональный сервис, который включает в себя общую программу лояльности для всех заведений сети, возможность бронирования столов, заказа такси (посредством сервиса «Яндекс Такси») до заведения и мониторинга новостей сети.

Приложение имеет 3 экрана.

Профиль пользователя

В нём указаны основные данные пользователя — имя, телефон, фотография профиля (с возможностью смены); бонусная карта с количеством бонусов (1 бонус = 1 рубль); возможность «Пригласить друга» и получить бонусы; ввод промокода; связь с поддержкой.
Возможности бонусной карты:

  • Чекин в заведении по QR-коду или номеру телефона / имени
  • Использование карты в любом заведении «Мята Lounge» из списка в приложении
  • Накопление баллов
  • Списание баллов до 50% от суммы чека
  • 300 рублей в подарок при установке и регистрации
  • 3% cashback при установке и регистрации (далее увеличение % кешбэка при увеличении общей суммы посещений)

Афиша мероприятий

На данном экране представлены новости сети и заведений. Все мероприятия создаются в административной панели франчайзи и после модерации УК появляются в приложении.
Заведения

В данном разделе представлены все заведения сети, расположенные в порядке удалённости от текущей локации пользователя. Можно сделать ранжировку по рейтингу заведений — чтобы увидеть заведения с лучшим рейтингом. В карточке заведения можно увидеть основную информацию: адрес, удалённость от станции метро, фотографии, режим работы, особенности (наличие VIP-комнат, игровых приставок и проч.), отзывы, акции, ссылка на соцсети (кнопка с возможностью перехода в приложение VK на страницу заведения).

Каждый пользователь может сделать любое одно заведение избранным — нажав на кнопку «Добавить в избранное» — и получать повышенный кешбэк. Вся информация о заведении добавляется франчайзи в раздел «Мои заведения» административной панели франчайзи и после модерации УК отображается в приложении.
В карточке каждого заведения есть возможность вызова такси до заведения (через сервис «Яндекс Такси» — при нажатии кнопки «Вызвать такси» автоматически перейдёт в приложение «Яндекс Такси»).

Реализован функционал «Навигация» — при нажатии предлагает выбор геосервиса для построения маршрута: 2GIS, Apple Maps.

Предусмотрена возможность бронирования столов из приложения — необходимо нажать на кнопку «Бронь стола» и далее ввести всю необходимую информацию в открывшемся окне.
Предусмотрена возможность связаться с заведением из приложения — при нажатии на кнопку «Связаться» выпадет окошко со способами связи.
В самом низу карточки заведения представлены отзывы. Пользователь может добавить отзыв только на то заведение, которое он уже посетил (в противном случае кнопка будет неактивна). Предусмотрена возможность оставить приватный отзыв — для собственника / управляющего заведением. Данный отзыв не будет отображаться в приложении.
Сайт

Сайт сети заведений содержит информацию, которая публикуется в приложении, с добавлением дополнительных разделов, таких как: «О нас», «Франшиза», «Контакты». На главной странице представлены новости, опубликованные в приложении. Также на сайте представлены ссылки на приложение программы лояльности.